Albarán digital de hormigón: del pedido a la factura

Por qué los fabricantes están abandonando el albarán en papel

Un albarán en papel se imprime en la planta, se entrega al conductor, se firma en obra, vuelve en la cabina del camión y, al final, alguien lo teclea en el sistema de facturación. En cada paso puede perderse, volverse ilegible o llegar con semanas de retraso, y sin él es difícil resolver discrepancias sobre cantidades, horas o agua añadida.

En Estados Unidos, las administraciones de carreteras impulsan el mismo cambio. La Federal Highway Administration (FHWA) promovió el e-Ticketing para materiales de construcción, entre ellos el hormigón de cemento portland, el asfalto y los áridos, dentro de la sexta edición de su programa Every Day Counts (EDC-6), y varios departamentos de transporte estatales (DOT) lo han probado o adoptado.

En Europa no existe una obligación única de albarán digital para el hormigón preparado, pero clientes, contratistas principales y auditores esperan cada vez más albaranes en formato digital que puedan buscarse y cotejarse con pedidos y facturas.

Qué datos figuran en un albarán de hormigón

La lista exacta depende de la norma y de la edición que cite su contrato, como UNE-EN 206 / Código Estructural en España, EN 206 y sus anexos nacionales en otros países europeos o ASTM C94 en Estados Unidos. La información habitual incluye:

• Nombre del suministrador y de la planta, número de serie del albarán y fecha
• Matrícula o número del camión y conductor
• Cliente, nombre de la obra y dirección de entrega
• Designación del hormigón: clase resistente, clase de exposición, consistencia y otras propiedades especificadas
• Cantidad suministrada (m³ o yd³) y referencia del pedido o de la especificación
• Hora de carga y horas de llegada y de descarga en obra
• Agua o aditivos añadidos en obra, con el nombre de la persona que lo autorizó

Consulte la edición vigente de la norma aplicable y su contrato para conocer la lista obligatoria. Las preguntas de producto de Linkoper le permiten recoger las propiedades que sus clientes deben especificar, para que figuren en el pedido y en los documentos de entrega.

Cómo funciona el albarán digital en Linkoper

1. 1. El pedido recoge los datos

   Los clientes o su equipo realizan el pedido con las preguntas de producto que usted configure, como clase resistente, clase de exposición y consistencia, además de la obra, la cantidad y la franja de entrega.

2. 2. Cada carga se convierte en una entrega

   Los pedidos aprobados se planifican en entregas del tamaño de un camión, cada una asignada a un camión hormigonera y a un conductor, de modo que cada carga tiene su propio registro.

3. 3. Se genera el albarán

   Los albaranes se crean a partir de su propia plantilla de documento con los datos del pedido y de la entrega, en PDF, y quedan vinculados a la entrega. Lo mismo ocurre con las confirmaciones de pedido, los presupuestos y las facturas.

4. 4. El conductor actualiza la entrega

   En la aplicación móvil, el conductor actualiza el estado en cada paso, comparte su ubicación y adjunta los documentos de entrega, para que la oficina sepa qué se ha entregado y cuándo.

5. 5. El cliente tiene los documentos

   Los clientes ven el avance de la entrega y sus documentos en el portal, y los documentos también pueden enviarse por correo electrónico.

6. 6. La facturación y la conciliación usan los mismos datos

   Las facturas se crean a partir de lo que realmente se ha entregado, y la conciliación de fin de jornada compara las cantidades entregadas y devueltas.

Qué cambia con el albarán digital

Del albarán en papel al albarán digital

La mayoría de los fabricantes hacen el cambio en pocas semanas sin modificar, desde el primer día, la forma de trabajar de conductores y clientes.

1. 1

   Acordar el contenido del albarán

   Enumere los campos que exigen sus clientes y la norma aplicable, y configure su plantilla de albarán con su logotipo y diseño. Configure las preguntas de producto para que esas propiedades se recojan en cada pedido.

2. 2

   Combinar papel y digital durante un tiempo

   Durante las primeras semanas, los conductores pueden seguir llevando una copia impresa mientras cada entrega recibe también su albarán digital. Así gana la confianza de los clientes y la oficina tiene un respaldo.

3. 3

   Invitar a los clientes al portal

   Empiece por los clientes habituales y sus departamentos de administración. Cuando encuentran sus documentos de entrega en el portal, dejan de pedir copias por correo electrónico o por teléfono.

4. 4

   Facturar con los datos de entrega

   Cuando las cantidades entregadas pasan directamente a las facturas, se acaba el volver a teclear los albaranes devueltos, y la conciliación de fin de jornada muestra cualquier diferencia entre las cantidades entregadas y devueltas.

Preguntas sobre el albarán digital de hormigón

¿Qué diferencia hay entre un albarán y una nota de entrega?

En el hormigón preparado suelen ser el mismo documento: el registro que acompaña a cada carga e indica qué se ha entregado, dónde y cuándo. En Linkoper es el albarán, generado a partir de los datos del pedido y de la entrega.

¿Sustituye Linkoper por completo los albaranes en papel?

Linkoper genera el albarán en formato digital, lo vincula a la entrega y lo pone a disposición de la oficina, el conductor y el cliente. Que siga imprimiendo una copia para la obra depende de sus clientes y de sus contratos.

¿Pueden los conductores añadir documentos en obra?

Sí. Los conductores adjuntan los documentos de entrega en la aplicación móvil, junto con las actualizaciones de estado y su ubicación, para que la oficina no tenga que esperar a que vuelva el papel.

¿Pueden los clientes acceder a sus albaranes?

Sí. Los clientes ven el avance de la entrega y sus documentos de pedido y de entrega en el portal de clientes, y los documentos pueden enviarse por correo electrónico.

¿Puedo usar mi propio diseño de albarán?

Sí. Los documentos se generan a partir de plantillas, así que el albarán puede llevar su logotipo, sus campos y las propiedades que sus clientes especifican al hacer el pedido.

¿Ayuda el albarán digital con la facturación?

Sí. Las facturas se crean a partir de las cantidades entregadas en cada entrega en lugar de volver a teclear los albaranes en papel, y la conciliación de fin de jornada muestra las cantidades entregadas y devueltas.

¿Es obligatorio por ley el albarán digital?

Depende del mercado y del cliente. En Estados Unidos, varios departamentos de transporte estatales (DOT) han probado o adoptado el e-Ticketing para materiales de construcción. En Europa, el albarán digital responde sobre todo a la demanda de clientes, contratistas y auditorías, más que a una obligación única.

Páginas relacionadas