Digitale leverbon voor betonmortel: van order tot factuur

Waarom betoncentrales afstappen van papieren leverbonnen

Een papieren leverbon wordt op de betoncentrale geprint, aan de chauffeur meegegeven, op de bouwplaats getekend, in de cabine teruggebracht en uiteindelijk overgetypt in het facturatiesysteem. Bij elke stap kan de bon zoekraken, onleesbaar worden of weken te laat aankomen, en zonder bon zijn geschillen over hoeveelheden, tijden of toegevoegd water moeilijk op te lossen.

Ook overheidswegbeheerders in de Verenigde Staten sturen op deze verandering aan. De Federal Highway Administration heeft e-Ticketing voor bouwmaterialen, waaronder portlandcementbeton, asfalt en granulaten, gepromoot via de zesde ronde van haar programma Every Day Counts (EDC-6), en verschillende Amerikaanse staatswegbeheerders (DOT's) hebben het getest of ingevoerd.

In Europa bestaat er geen algemene verplichting voor digitale leverbonnen voor betonmortel, maar klanten, hoofdaannemers en auditors verwachten steeds vaker digitale leverbonnen die doorzoekbaar zijn en aan orders en facturen kunnen worden gekoppeld.

Wat staat er op een leverbon voor betonmortel?

De exacte lijst hangt af van de norm en de editie waarnaar uw contract verwijst, zoals NEN-EN 206 / NBN EN 206 met de nationale aanvullingen in Nederland en België, EN 206 elders in Europa of ASTM C94 in de Verenigde Staten. Gebruikelijke gegevens zijn:

• Naam van leverancier en betoncentrale, volgnummer van de leverbon en datum
• Nummer van de truckmixer en chauffeur
• Klant, project of werk en afleveradres
• Betonspecificatie: sterkteklasse, milieuklasse, consistentie en andere voorgeschreven eigenschappen
• Geleverde hoeveelheid (m³ of yd³) en de order- of bestekreferentie
• Laadtijd, en aankomst- en lostijden op de bouwplaats
• Op de bouwplaats toegevoegd water of hulpstoffen, met de naam van de persoon die dit heeft goedgekeurd

Controleer de geldende editie van de norm en uw contract voor de bindende lijst. Met de productvragen in Linkoper legt u de eigenschappen vast die uw klanten moeten opgeven, zodat ze op de order en de leveringsdocumenten terechtkomen.

Zo werkt de digitale leverbon in Linkoper

1. 1. De order bevat alle gegevens

   Klanten of uw eigen team plaatsen de order met de productvragen die u instelt, zoals sterkteklasse, milieuklasse en consistentie, plus bouwplaats, hoeveelheid en levertijdvak.

2. 2. Elke vracht wordt een levering

   Goedgekeurde orders worden ingepland als leveringen ter grootte van een truckmixer, elk toegewezen aan een truckmixer en chauffeur, zodat elke vracht een eigen record heeft.

3. 3. De leverbon wordt aangemaakt

   Leverbonnen worden als PDF aangemaakt vanuit uw eigen documentsjabloon met de order- en leveringsgegevens, en gekoppeld aan de levering. Hetzelfde geldt voor orderbevestigingen, offertes en facturen.

4. 4. De chauffeur werkt de levering bij

   In de mobiele app werkt de chauffeur bij elke stap de status bij, deelt zijn locatie en voegt leveringsdocumenten toe, zodat kantoor ziet wat er wanneer is geleverd.

5. 5. De klant heeft de documenten

   Klanten zien de voortgang van hun leveringen en hun documenten in het klantenportaal, en documenten kunnen ook per e-mail worden verstuurd.

6. 6. Facturatie en afstemming gebruiken dezelfde gegevens

   Facturen worden aangemaakt op basis van wat daadwerkelijk is geleverd, en de dagafsluiting vergelijkt geleverde en geretourneerde hoeveelheden.

Wat er verandert met digitale leverbonnen

Van papieren naar digitale leverbonnen

De meeste betoncentrales stappen binnen enkele weken over, zonder dat chauffeurs en klanten vanaf dag één anders hoeven te werken.

1. 1

   Leg de inhoud van de leverbon vast

   Zet de velden op een rij die uw klanten en de geldende norm vereisen, en richt uw leverbonsjabloon in met uw logo en opmaak. Stel de productvragen zo in dat die eigenschappen bij elke order worden vastgelegd.

2. 2

   Werk digitaal en op papier naast elkaar

   De eerste weken kunnen chauffeurs nog een geprinte kopie meenemen, terwijl elke levering ook een digitale leverbon krijgt. Zo bouwt u vertrouwen op bij klanten en heeft kantoor een terugvaloptie.

3. 3

   Nodig klanten uit voor het portaal

   Begin met vaste klanten en hun administratieve afdelingen. Zodra zij hun leveringsdocumenten in het portaal vinden, vragen ze niet meer om kopieën per e-mail of telefoon.

4. 4

   Factureer op basis van leveringsgegevens

   Wanneer geleverde hoeveelheden direct in facturen terechtkomen, hoeft niets meer te worden overgetypt van teruggebrachte bonnen, en toont de dagafsluiting eventuele verschillen tussen geleverde en geretourneerde hoeveelheden.

Vragen over de digitale leverbon voor beton

Wat is het verschil tussen een leverbon en een afleverbon?

Bij betonmortel is dat meestal hetzelfde document: het record dat met een vracht meegaat en vermeldt wat er waar en wanneer is geleverd. In Linkoper is dat de leverbon, aangemaakt op basis van de order- en leveringsgegevens.

Vervangt Linkoper papieren leverbonnen volledig?

Linkoper maakt de leverbon digitaal aan, koppelt die aan de levering en stelt die beschikbaar aan kantoor, chauffeur en klant. Of u nog een geprinte kopie voor de bouwplaats meegeeft, hangt af van uw klanten en contracten.

Kunnen chauffeurs op de bouwplaats documenten toevoegen?

Ja. Chauffeurs voegen leveringsdocumenten toe in de mobiele app, samen met statusupdates en hun locatie, zodat kantoor niet hoeft te wachten tot het papier terugkomt.

Kunnen klanten hun leverbonnen inzien?

Ja. Klanten zien de voortgang van hun leveringen en hun order- en leveringsdocumenten in het klantenportaal, en documenten kunnen per e-mail worden verstuurd.

Kan ik mijn eigen opmaak voor de leverbon gebruiken?

Ja. Documenten worden aangemaakt vanuit sjablonen, zodat de leverbon uw logo, uw velden en de eigenschappen kan bevatten die uw klanten bij het bestellen opgeven.

Helpt een digitale leverbon bij het factureren?

Ja. Facturen worden aangemaakt op basis van de geleverde hoeveelheden per levering in plaats van overgetypt van papieren bonnen, en de dagafsluiting toont geleverde en geretourneerde hoeveelheden.

Is een digitale leverbon wettelijk verplicht?

Dat hangt af van de markt en de klant. In de Verenigde Staten hebben verschillende staatswegbeheerders (DOT's) e-Ticketing voor bouwmaterialen getest of ingevoerd. In Europa worden digitale leverbonnen vooral gedreven door klanten, aannemers en audits, niet door één verplichting.

Gerelateerde pagina's