Digitaler Lieferschein für Transportbeton: vom Auftrag bis zur Rechnung

Warum Betonwerke sich vom Papier-Lieferschein verabschieden

Ein Papier-Lieferschein wird im Werk gedruckt, dem Fahrer übergeben, auf der Baustelle unterschrieben, im Fahrerhaus zurückgebracht und irgendwann ins Fakturierungssystem abgetippt. Bei jedem Schritt kann er verloren gehen, unleserlich werden oder Wochen zu spät ankommen, und ohne ihn lassen sich Streitfälle über Mengen, Zeiten oder zugegebenes Wasser kaum klären.

Öffentliche Straßenbauverwaltungen in den USA treiben denselben Wandel voran. Die Federal Highway Administration (FHWA) hat im Rahmen ihres Programms Every Day Counts, Runde sechs (EDC-6), e-Ticketing für Baustoffe gefördert, darunter Zementbeton, Asphalt und Gesteinskörnungen, und mehrere US-Bundesstaaten haben es in ihren Verkehrsbehörden erprobt oder eingeführt.

In Europa gibt es keine einheitliche Pflicht zum digitalen Lieferschein für Transportbeton. Kunden, Generalunternehmer und Prüfer erwarten aber zunehmend Lieferscheine in digitaler Form, die sich durchsuchen und Aufträgen und Rechnungen zuordnen lassen.

Was auf einen Lieferschein für Transportbeton gehört

Die genaue Liste hängt von der Norm und der Ausgabe ab, auf die sich Ihr Vertrag bezieht, in Deutschland etwa EN 206 bzw. DIN 1045-2, in den USA ASTM C94. Typische Angaben sind:

• Name von Lieferant und Werk, Lieferscheinnummer und Datum
• Fahrzeugnummer und Fahrer
• Kunde, Bauvorhaben und Lieferadresse
• Betonbezeichnung: Druckfestigkeitsklasse, Expositionsklasse, Konsistenz und weitere festgelegte Eigenschaften
• Gelieferte Menge (m³ oder yd³) und Auftrags- bzw. Spezifikationsreferenz
• Zeitpunkt der Beladung sowie Ankunfts- und Entladezeiten auf der Baustelle
• Auf der Baustelle zugegebenes Wasser oder Zusatzmittel, mit dem Namen der Person, die dies freigegeben hat

Prüfen Sie die aktuelle Ausgabe der Norm und Ihren Vertrag auf die verbindliche Liste. Mit den Produktfragen in Linkoper erfassen Sie die Eigenschaften, die Ihre Kunden angeben müssen, sodass sie im Auftrag und in den Lieferdokumenten stehen.

So funktioniert der digitale Lieferschein in Linkoper

1. 1. Der Auftrag enthält alle Angaben

   Kunden oder Ihr Team erfassen den Auftrag mit den von Ihnen konfigurierten Produktfragen, etwa Druckfestigkeitsklasse, Expositionsklasse und Konsistenz, dazu Baustelle, Menge und Lieferzeitfenster.

2. 2. Jede Ladung wird zur Lieferung

   Freigegebene Aufträge werden in Lieferungen in Fahrmischergröße geplant und jeweils einem Fahrzeug und Fahrer zugewiesen, sodass jede Ladung einen eigenen Datensatz hat.

3. 3. Der Lieferschein wird erstellt

   Lieferscheine werden aus Ihrer eigenen Dokumentvorlage mit den Auftrags- und Lieferdaten als PDF erstellt und mit der Lieferung verknüpft. Dasselbe gilt für Auftragsbestätigungen, Angebote und Rechnungen.

4. 4. Der Fahrer aktualisiert die Lieferung

   In der mobilen App aktualisiert der Fahrer bei jedem Schritt den Status, teilt seinen Standort und hängt Lieferdokumente an. So sieht das Büro, was wann geliefert wurde.

5. 5. Der Kunde hat die Dokumente

   Kunden sehen den Lieferfortschritt und ihre Dokumente im Portal; Dokumente lassen sich auch per E-Mail versenden.

6. 6. Rechnung und Abgleich nutzen dieselben Daten

   Rechnungen entstehen aus dem, was tatsächlich geliefert wurde, und der Tagesabschluss vergleicht gelieferte und zurückgebrachte Mengen.

Was sich mit digitalen Lieferscheinen ändert

Vom Papier- zum digitalen Lieferschein

Die meisten Betonwerke stellen in wenigen Wochen um, ohne dass sich vom ersten Tag an die Arbeitsweise von Fahrern und Kunden ändert.

1. 1

   Lieferscheininhalt festlegen

   Listen Sie die Felder auf, die Ihre Kunden und die anwendbare Norm verlangen, und richten Sie Ihre Lieferschein-Vorlage mit Logo und Layout ein. Konfigurieren Sie die Produktfragen so, dass diese Eigenschaften bei jedem Auftrag erfasst werden.

2. 2

   Digital und Papier parallel betreiben

   In den ersten Wochen können Fahrer weiterhin eine gedruckte Kopie mitführen, während jede Lieferung zusätzlich ihren digitalen Lieferschein erhält. Das schafft Vertrauen bei den Kunden und gibt dem Büro eine Rückfallebene.

3. 3

   Kunden ins Portal einladen

   Beginnen Sie mit Stammkunden und deren Buchhaltung. Sobald diese ihre Lieferdokumente im Portal finden, fragen sie nicht mehr per E-Mail oder Telefon nach Kopien.

4. 4

   Aus Lieferdaten fakturieren

   Wenn gelieferte Mengen direkt in die Rechnungen fließen, entfällt das Abtippen zurückgebrachter Lieferscheine, und der Tagesabschluss zeigt Abweichungen zwischen gelieferten und zurückgebrachten Mengen.

Fragen zum digitalen Lieferschein

Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Delivery Ticket?

Bei Transportbeton ist das in der Regel dasselbe Dokument: der Beleg, der eine Fahrmischerladung begleitet und festhält, was wo und wann geliefert wurde. Im englischsprachigen Raum heißt er oft Delivery Ticket. In Linkoper ist es der Lieferschein, der aus den Auftrags- und Lieferdaten erstellt wird.

Ersetzt Linkoper Papier-Lieferscheine vollständig?

Linkoper erstellt den Lieferschein digital, verknüpft ihn mit der Lieferung und stellt ihn Büro, Fahrer und Kunden zur Verfügung. Ob Sie für die Baustelle weiterhin eine Kopie drucken, hängt von Ihren Kunden und Verträgen ab.

Können Fahrer auf der Baustelle Dokumente hinzufügen?

Ja. Fahrer hängen Lieferdokumente in der mobilen App an, zusammen mit Statusmeldungen und ihrem Standort, sodass das Büro nicht warten muss, bis das Papier zurückkommt.

Haben Kunden Zugriff auf ihre Lieferscheine?

Ja. Kunden sehen den Lieferfortschritt sowie ihre Auftrags- und Lieferdokumente im Kundenportal, und Dokumente können per E-Mail versendet werden.

Kann ich mein eigenes Lieferschein-Layout verwenden?

Ja. Dokumente werden aus Vorlagen erstellt, sodass der Lieferschein Ihr Logo, Ihre Felder und die Eigenschaften enthalten kann, die Ihre Kunden bei der Bestellung angeben.

Hilft der digitale Lieferschein bei der Rechnungsstellung?

Ja. Rechnungen werden aus den gelieferten Mengen jeder Lieferung erstellt, statt von Papier-Lieferscheinen abgetippt zu werden, und der Tagesabschluss zeigt gelieferte und zurückgebrachte Mengen.

Ist der digitale Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Das hängt vom Markt und vom Kunden ab. In den USA haben mehrere Verkehrsbehörden der Bundesstaaten e-Ticketing für Baustoffe erprobt oder eingeführt. In Europa werden digitale Lieferscheine vor allem von Kunden, Bauunternehmen und Prüfungen vorangetrieben, nicht von einer einheitlichen Pflicht.

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